joblotse

Der joblotse ist ein browserbasiertes Workflowmanagement-System (SaaS) zur zentralisierten Auftragsverwaltung, Erfassung und Bereitstellung von Informationen sowie Dokumentation.

Geschichte des joblotsen

Ein Kollege im Projektmanagement stellte eines Tages frustriert fest, dass er einen beträchtlichen Teil seiner Arbeitszeit damit zubrachte, dringend benötigte Informationen zu sammeln, die oftmals über mehrere Mitarbeiter und Kunden verteilt waren und in verschiedenster Form vorlagen, darunter E-Mails, handschriftliche Notizen und Telefonate.
Längst nicht alle dieser Teilinformationen zu den Jobs kamen auch immer verlässlich und nachvollziehbar bei ihm an, was seine Aufgabe unnötig erschwerte und viel Zeit kostete, die besser hätte genutzt werden können.

Abhilfe brächte ein System, das alle Beteiligten und deren Input zusammenführt: Alle Infos und Termine wären an einer Stelle zu finden, jederzeit und für jeden!
So wurde der Grundstein für die Eigenentwicklung „joblotse“ gelegt, die genau für diese vielfältigen Aufgaben maßgeschneidert wurde. Heute ist der joblotse ein ausgesprochen vielseitig einsetzbares Werkzeug, dessen ursprünglicher Fokus auf die Auftragsabwicklung stark erweitert wurde, sodass er sich nun für sehr unterschiedliche Anwendungen eignet.

Aufgabenspektrum des joblotsen

Der Funktionsumfang des joblotsen ist in Module aufgeteilt. Die Basisfunktionen bieten Ihnen:
  • Auftragsverwaltung, Informationserfassung
    und -bereitstellung

    Der joblotse soll Ihnen helfen, Ihre Aufträge in Zusammenarbeit mit vor- und nachgeordneten Partnern und Kunden zu erfassen, zu steuern und zu kontrollieren – in einem System, das sämtliche Informationen und Abläufe für alle Beteiligten bereithält. Er schafft Überblick über Auftragsbasisdaten, technische Parameter, Auftragsstatus, Terminvorgaben u. v. m.

  • Abbilden Ihrer individuellen Vorgänge

    Der joblotse ist in nahezu allen Bereichen individualisierbar und lässt sich somit an beliebige vorhandene Prozesse, Produkte und Branchen anpassen. Bestehende Abläufe lassen sich über frei definierbare Status und die Verbindungen zwischen diesen abbilden.
    Der joblotse passt sich Ihren Anforderungen an – nicht umgekehrt!

  • Schnelle und zuverlässige Eingabe
    der benötigten Informationen

    Bis ins Detail maßgeschneiderte Formulare erlauben eine schnelle und bequeme Eingabe der für den Auftrag benötigten Informationen. Durch die vorgegebenen Formularfelder ist für sämtliche Beteiligte immer ersichtlich, was alles zu klären ist. Auf diese Weise werden lästige Nachfragen und Fehler durch unvollständige Angaben und unklare oder abweichende Formulierungen vermieden.

  • E-Mail-Benachrichtigungen

    Jeder Benutzer kann sich per E-Mail zu Terminen oder über Ereignisse wie Statusänderungen, neue Einträge oder Anmerkungen informieren lassen. Hierbei besteht die Möglichkeit, sich nur zu Jobs benachrichtigen zu lassen, die bestimmten selbst festgelegten Kriterien entsprechen.

  • Dokumentation von Auftragshistorie,
    Anmerkungen und Kommentaren

    Sämtliche Aktionen werden dokumentiert und können, unter Berücksichtigung der jeweiligen Benutzerrechte, abgerufen werden. Dadurch sind die lückenlose Nachvollziehbarkeit und Transparenz gewährleistet.

  • Rechteverwaltung für Benutzer

    Die integrierte Rechteverwaltung ermöglicht die exakte Kontrolle über Zugang und Bearbeitungsmöglichkeiten der Benutzer. Es kann geregelt werden, wer in welchem Jobstatus welche Datensätze sehen und/oder bearbeiten darf.

Der joblotse im Detail – die Basisfunktionen

Jobübersicht

Die Jobübersicht ist der Einstieg in den joblotsen. Welche Jobs hier mit welchen Informationen angezeigt werden, kann vom Benutzer individuell eingestellt werden.

Jobschnellsuche

Eine Schnellsuche reagiert direkt auf die Eingabe und zeigt alle passenden Jobs.

Jobdetails

In den Details finden sich alle Daten, die für den Job erfasst wurden. Die genaue Ausgestaltung dieser Eingabemaske ist bis ins kleinste Detail bei der Einrichtung des Systems individuell festlegbar.

Jobdetails – Variante

Hier eine weitere Variante mit ganz anderem Umfang.

Jobdetails – Variante

Noch ein weiteres Beispiel für die vielfältigen Möglichkeiten der Jobdefinitionen.

E-Mail-Abonnements

E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich für verschiedene Arten von Terminen und Ereignissen in den Jobs durch den Benutzer selbst definieren.

Jobhistorie

Die Jobhistorie zeichnet sämtliche Änderungen aller Beteiligten auf. Lange Listen lassen sich mit Filtern und Schnellsuche durchforsten.

Anmerkungen

In jedem Job können generelle Anmerkungen angelegt werden. Dabei sind Dateiuploads zu Beiträgen und Antworten möglich.

Optionale Funktionserweiterungen

Durch zusätzliche Module kann der Funktionsumfang noch beträchtlich erweitert werden:
  • Abstimmung von Mediendateien

    Mit den Dateivoransichten des Media-Moduls können Inhalte gemeinsam abgestimmt und mit Anmerkungen für Korrekturen versehen werden. Zu Beträgen anderer Benutzer lassen sich Antworten eingeben.

  • Mehrsprachigkeit und Übersetzung

    Der joblotse wird standardmäßig – je nach Lizenz – in Deutsch und/oder Englisch ausgeliefert. Durch den Einsatz des Mehrsprachigkeitsmoduls lassen sich beliebige weitere Sprachen anlegen und verwenden. Übersetzt werden können neben den Texten der Oberfläche auch die Bezeichnungen der definierten Felder und Auswahloptionen, E-Mail-Templates usw.

  • Leistungserfassung

    Für einen Job angefallene Eigen- und Fremdleistungen lassen sich mit diesem Modul mithilfe eines eines Stamms individuell angelegter Artikel und Leistungsarten erfassen und als Zusammenfassung anzeigen und exportieren.

  • Kontaktverwaltung

    Das Firmen/Personen-Modul bietet ein internes Adressbuch. Die dort hinterlegten Daten können Benutzern zugeordnet und in entsprechenden Feldern in Jobeingabemasken verwendet werden, um Verantwortlichkeiten zu definieren und Zugriffsbeschränkungen an Firmenzugehörigkeiten zu koppeln.

  • Erweiterte Systemsicherheit

    Das Sicherheitsmodul ermöglicht erweiterte Anforderungen an Passwörter hinsichtlich Komplexität, Gültigkeitsdauer und Wiederverwendbarkeit. Der Zugriff auf das System kann nur von bestimmten IP-Adress-Bereichen zugelassen bzw. gesperrt werden. Auch das automatische Blockieren von Benutzeraccounts nach einer bestimmten Anzahl falscher Log-in-Versuche ist eine Option.

  • Datenexport

    Übersichten im joblotsen lassen sich in die Universalformate PDF und CSV exportieren. Zudem ist es möglich, Jobdetails in selbst definierten Layouts als PDF zu exportieren.

Der joblotse im Detail – die optionalen Erweiterungen

Media

Dateien gängiger Grafikformate wie z. B. PDF, TIFF, JPEG, PNG, EPS lassen sich in den Job hochladen und werden mit einer Voransicht dargestellt.

Media-Suche

Hashtags können als Schlagwörter vergeben werden, und es steht eine Schnellsuche zur Verfügung.

Media-Anmerkungen

Mithilfe üblicher Kommentarwerkzeuge (Notiz, Text- und Bereichsmarkierungen) können die Voransichten mit Anmerkungen versehen werden. Perfekt für die Zusammenarbeit bei Motivabstimmungen.

Mehrsprachigkeit

Mit dem Mehrsprachigkeitsmodul lassen sich beliebige weitere Sprachen anlegen und verwenden. Übersetzen lassen sich neben den Texten der Oberfläche auch die Bezeichnungen der definierten Felder und Auswahloptionen, E-Mail-Templates usw.

Firmen

Es ist möglich, für einen Benutzer die Sichtbarkeit der Jobs auf die Jobs zu beschränken, bei denen seine Firma ausgewählt ist.

Personen

Personen können Firmen zugeordnet werden, um klare Zugehörigkeiten festzulegen, die sich dann für die Rechtevergabe nutzen lassen.

Leistungserfassung

Mit diesem Modul lassen sich auf Basis frei definierbarer Leistungsarten zu einem Job angefallene Aufwände erfassen und Zusammenfassungen erstellen.

Export

Sämtliche Listen lassen sich als PDF- oder CSV-Datei exportieren. Hierbei bestimmen der eingestellte Filter und das ausgewählte Layout den ausgegebenen Content.

Unsere Kunden

Eine Auswahl der Unternehmen, die den joblotsen erfolgreich im Einsatz haben:

"Wir vernetzen uns seit 2017 durch den joblotsen mit der Agentur. Seit dem haben wir alle immer einen Überblick, welche Jobs wie weit bearbeitet sind. Die Zugriffsgeschwindigkeit und die Bearbeitung der einzelnen Jobs sind schnell und einfach."
Maike Bredenberg (Marketing-Manager), Hamburger Sparkasse

"Wir arbeiten seit Jahren mit dem joblotsen und sind höchst zufrieden mit dem Tool. Interne wie externe Mitarbeiter können sich ganz auf ihren jeweiligen Job konzentrieren, alle Schritte sind im PDF-Austausch klar dokumentiert. Für das Management bietet die Listenansicht mit frei wählbarer Sortierung den perfekten Überblick auch bei einer großen Zahl an Projekten.“
Heinz-Jürgen Valeske (Geschäftsführer), Hase und Igel Verlag GmbH

"Der joblotse bildet unseren Agentur-Workflow transparent für alle Prozessbeteiligten ab und zwingt uns keinen neuen Prozess auf. Er hilft uns im hektischen Alltag den Durchblick zu bewahren und effiziente Abläufe mit unseren Kunden zu gewährleisten."
Magnus Schröder (Geschäftsführer), VASATASCHRÖDER GmbH

Fragen Sie uns!

Konnten wir Ihr Interesse wecken?
Könnte der joblotse für Sie hilfreich sein?