Ein Kollege im Projektmanagement stellte eines Tages frustriert fest, dass er
einen beträchtlichen Teil seiner Arbeitszeit damit zubrachte, dringend benötigte Informationen zu
sammeln, die oftmals über mehrere Mitarbeiter und Kunden verteilt waren und in verschiedenster Form
vorlagen, darunter E-Mails, handschriftliche Notizen und Telefonate.
Längst nicht alle dieser
Teilinformationen zu den Jobs kamen auch immer verlässlich und nachvollziehbar bei ihm an, was seine
Aufgabe unnötig erschwerte und viel Zeit kostete, die besser hätte genutzt werden können.
Abhilfe brächte ein System, das alle Beteiligten und deren Input
zusammenführt: Alle Infos und Termine wären an einer Stelle zu finden, jederzeit und für jeden!
So
wurde der Grundstein für die Eigenentwicklung „joblotse“ gelegt, die genau für diese vielfältigen
Aufgaben maßgeschneidert wurde. Heute ist der joblotse ein ausgesprochen vielseitig einsetzbares
Werkzeug, dessen ursprünglicher Fokus auf die Auftragsabwicklung stark erweitert wurde, sodass er
sich nun für sehr unterschiedliche Anwendungen eignet.
Der joblotse soll Ihnen helfen, Ihre Aufträge in Zusammenarbeit mit vor-
und nachgeordneten Partnern und Kunden zu erfassen, zu steuern und zu kontrollieren – in
einem System, das sämtliche Informationen und Abläufe für alle Beteiligten bereithält.
Er schafft Überblick über Auftragsbasisdaten, technische Parameter, Auftragsstatus,
Terminvorgaben u. v. m.
Der joblotse ist in nahezu allen Bereichen individualisierbar und lässt
sich somit an beliebige vorhandene Prozesse, Produkte und Branchen anpassen. Bestehende
Abläufe lassen sich über frei definierbare Status und die Verbindungen zwischen diesen
abbilden.
Der joblotse passt sich Ihren Anforderungen an – nicht umgekehrt!
Bis ins Detail maßgeschneiderte Formulare erlauben eine schnelle und bequeme Eingabe der für den Auftrag benötigten Informationen. Durch die vorgegebenen Formularfelder ist für sämtliche Beteiligte immer ersichtlich, was alles zu klären ist. Auf diese Weise werden lästige Nachfragen und Fehler durch unvollständige Angaben und unklare oder abweichende Formulierungen vermieden.
Jeder Benutzer kann sich per E-Mail zu Terminen oder über Ereignisse wie
Statusänderungen, neue Einträge oder Anmerkungen informieren lassen. Hierbei
besteht die Möglichkeit, sich nur zu Jobs benachrichtigen zu lassen, die bestimmten
selbst festgelegten Kriterien entsprechen.
Sämtliche Aktionen werden dokumentiert und können, unter
Berücksichtigung der jeweiligen Benutzerrechte, abgerufen werden. Dadurch sind die
lückenlose Nachvollziehbarkeit und Transparenz gewährleistet.
Die integrierte Rechteverwaltung ermöglicht die exakte Kontrolle über
Zugang und Bearbeitungsmöglichkeiten der Benutzer. Es kann geregelt werden, wer in
welchem Jobstatus welche Datensätze sehen und/oder bearbeiten darf.
Die Jobübersicht ist der Einstieg in den joblotsen. Welche Jobs hier mit welchen Informationen angezeigt werden, kann vom Benutzer individuell eingestellt werden.
In den Details finden sich alle Daten, die für den Job erfasst wurden. Die
genaue Ausgestaltung dieser Eingabemaske ist bis ins kleinste Detail bei der Einrichtung des
Systems individuell festlegbar.
Noch ein weiteres Beispiel für die vielfältigen Möglichkeiten der Jobdefinitionen.
E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich für verschiedene Arten von Terminen und Ereignissen in den Jobs durch den Benutzer selbst definieren.
Mit den Dateivoransichten des Media-Moduls können Inhalte gemeinsam abgestimmt und mit Anmerkungen für Korrekturen versehen werden. Dabei steht auch ein Video-, GIF- und HTML-Viewer zur Verfügung. Zu Beträgen anderer Benutzer lassen sich Antworten eingeben.
Mit diesem Modul können template- und regelbasierte Werbematerialien einfach inhaltlich angepasst und als PDF ausgegeben werden.
Der joblotse wird standardmäßig – je nach Lizenz – in Deutsch und/oder Englisch ausgeliefert. Durch den Einsatz des Mehrsprachigkeitsmoduls lassen sich beliebige weitere Sprachen anlegen und verwenden. Übersetzt werden können neben den Texten der Oberfläche auch die Bezeichnungen der definierten Felder und Auswahloptionen, E-Mail-Templates usw.
Für einen Job angefallene Eigen- und Fremdleistungen lassen sich mit diesem Modul mithilfe eines eines Stamms individuell angelegter Artikel und Leistungsarten erfassen und als Zusammenfassung anzeigen und exportieren.
Das Firmen/Personen-Modul bietet ein internes Adressbuch. Die dort hinterlegten Daten können Benutzern zugeordnet und in entsprechenden Feldern in Jobeingabemasken verwendet werden, um Verantwortlichkeiten zu definieren und Zugriffsbeschränkungen an Firmenzugehörigkeiten zu koppeln.
Das Sicherheitsmodul ermöglicht erweiterte Anforderungen an Passwörter hinsichtlich Komplexität, Gültigkeitsdauer und Wiederverwendbarkeit. Der Zugriff auf das System kann nur von bestimmten IP-Adress-Bereichen zugelassen bzw. gesperrt werden. Auch das automatische Blockieren von Benutzeraccounts nach einer bestimmten Anzahl falscher Log-in-Versuche ist eine Option.
Übersichten im joblotsen lassen sich in die Universalformate PDF und CSV exportieren. Zudem ist es möglich, Jobdetails in selbst definierten Layouts als PDF zu exportieren.
Dateien gängiger Grafikformate wie z. B. PDF, TIFF, JPEG, PNG, EPS lassen sich in den Job hochladen und werden mit einer Voransicht dargestellt.
Hashtags können als Schlagwörter vergeben werden, und es steht eine Schnellsuche zur Verfügung.
Mithilfe üblicher Kommentarwerkzeuge (Notiz, Text- und Bereichsmarkierungen) können die Voransichten mit Anmerkungen versehen werden. Perfekt für die Zusammenarbeit bei Motivabstimmungen.
Mit dem Mehrsprachigkeitsmodul lassen sich beliebige weitere Sprachen
anlegen und verwenden. Übersetzen lassen sich neben den Texten der Oberfläche auch die
Bezeichnungen der definierten Felder und Auswahloptionen, E-Mail-Templates usw.
Es ist möglich, für einen Benutzer die Sichtbarkeit der Jobs auf die
Jobs zu beschränken, bei denen seine Firma ausgewählt ist.
Personen können Firmen zugeordnet werden, um klare Zugehörigkeiten festzulegen, die sich dann für die Rechtevergabe nutzen lassen.
"Wir vernetzen uns seit 2017 durch den joblotsen mit
der Agentur. Seit dem haben wir alle immer einen Überblick, welche Jobs wie weit bearbeitet
sind. Die Zugriffsgeschwindigkeit und die Bearbeitung der einzelnen Jobs sind schnell und
einfach."
Maike Bredenberg (Marketing-Manager), Hamburger Sparkasse
"Der
joblotse bildet unseren Agentur-Workflow transparent für alle Prozessbeteiligten ab und
zwingt uns keinen neuen Prozess auf. Er hilft uns im hektischen Alltag den Durchblick zu
bewahren und effiziente Abläufe mit unseren Kunden zu gewährleisten."
Magnus Schröder
(Geschäftsführer), VASATASCHRÖDER GmbH